Hvad er relationel kapacitet og silotænkning?
På denne side vil vi udforske begreberne relationel kapacitet og silotænkning.
Hvordan nedbryder man silotænkning?
Alle der har arbejdet i offentlige - og i andre komplekse organisationer - ved hvad det vil sige når der opstår ”silotænkning”. Det skyldes ofte at teams, afdelinger eller enheder er enormt engageret og bliver så fokuseret på at løse egne opgaver, at de i hverdagens travlhed nedprioriterer samarbejdet med eksterne aktører – selvom det faktisk ofte vil have en positiv betydning for deres egen opgaveløsning. Der kan mangle organisatoriske strukturer og forudsætninger for det tværgående samarbejde, og ofte mangler der en fælles relationel forståelse for, at opgaverne løses bedst, når de løses sammen.
I den offentlige sektor ser vi en voksende kompleksitet i opgaverne, og det stiller nye krav til de involverede parter. Dette både nødvendiggør og understreger vigtigheden af, at det tværgående samarbejde fungerer så godt som muligt. Det er altså blevet en forudsætning for organisations virke, at medarbejderne kan række ud til hinanden og finde løsninger på kryds og tværs. Når vi lykkes med dette, får vi brugt vores ressourcer bedre, vi finder bedre løsninger for borgerne – hvilket i sig selv er positivt for borgerne – men vi kan også se at det har positiv betydning for offentlige organisationers økonomi. Hvis der er stærke modsætninger mellem siloerne, hvor man går i vejen for hinandens opgaveløsning – også selvom man ikke er klar over det - så er det frustrerende for medarbejdere, ledere og ikke mindst de borgere som har brug for den offentlige organisation. Dette kan i de værste tilfælde betyde, at borgeren ikke bliver hjulpet, men faktisk får en forværring af sin situation, fordi borgeren bruger så meget tid og energi på at koordinere sine egne indsatser, og dermed bliver demotiveret.
Hvordan håndterer man siloadfærd? Ledelsesadfærd spiller en afgørende rolle for at håndtere siloadfærd – netop fordi siloadfærden også er et udtryk for at medarbejdere og ledere tættere på opgaveløsningen, oplever at de bliver målt og vejet på deres opgaveløsning i siloen – og ikke i de opgaver der går på tværs af siloer – selvom at opgaver på tværs af siloer ofte er dem, som kan vælte et kommunalt budget hvis ikke de løses og håndteres effektivt. I mange offentlige organisationer er der gode strategier og visioner for hvor man ønsker at bevæge organisationen i en retning, hvor den bliver dygtigere til at arbejde mellem siloer, men at denne forandring er svær at gennemføre i praksis. I Joint Action har vi udviklet en IT-platform, hvor vi kan undersøge kvaliteten i samarbejdsrelationer samt ledelsesadfærd – både internt i siloer og ikke mindst mellem siloer. Med vores værktøj dokumenterer vi hvor der er styrker og svagheder i det organisatoriske samarbejde. Vi ved hvordan udfordringerne opstår, hvad de leder til og hvordan man systematisk og struktureret kan adressere dem, så alle de involverede aktører kan bidrage til at udvikle den organisatoriske sammenhængskraft.
Organisationens relationelle kapacitet
I offentlige organisationer – og mange andre videns-organisationer – er medarbejderne den absolut største ressource og aktiv. Traditionelt har organisationer været gode til at løse de relativt mindre komplekse opgaver, mens de opgaver som er komplekse og som går på tværs af fag og organisation, er langt sværere at løse. Samtidig er det netop disse opgaver som er vigtigst at vi får løst med høj kvalitet og effektivitet. Derfor ser vi et behov for at løfte den generelle kompetence og forståelse for det tværfaglige samarbejde blandt ledere og medarbejdere.
Til dette formål har Joint Action gennem egen forskning udviklet en metode, som vi kalder relationel kapacitet. Når der i en offentlig organisation, er en høj grad af relationel kapacitet, ser vi at de tværfaglige opgaver bliver løst mere effektivt – og at dette kommer de borgere til gode som har brug for det. Indsatserne bliver sat i gang hurtigere, borgeren bliver involveret uden at skulle fortælle sine perspektiver igen og igen og igen, og vi finder i fællesskab gode løsninger, som har positive langtidseffekter – både for borgeren og for kommunens økonomi.
Det er medarbejderne der er tættest på borgerne, og derfor er det enormt vigtigt, at medarbejderne udvikler en høj grad af relationel kapacitet. For at medarbejderne kan skabe den nødvendige forandring, og tage de sidste skridt for oftere at være dygtige samarbejdspartnere for sine kollegaer, så er lederne på de forskellige hierarkiske niveauer i organisationer altafgørende. Lederne skal mestre to discipliner: dels deres egen relationelle kapacitet, og dels det vi kalder ”relationel ledelse”. Relationel Ledelse handler om at man som leder både skal have fokus på sin egen enhed – og samtidig bidrage til at udvikle produktive tværfaglige relationer til andre enheder som er vigtige samarbejdspartnere rundt om de komplekse opgaver.
Kontakt Joint Action
- For at høre mere om vores forskning og praksis-erfaring.
- For en uforpligtende dialog om de udfordringer I står med, og vores muligheder for at bidrage.
- For en workshop med dig og dine kollegaer.
Hvad er relationel kapacitet?
Relationel kapacitet er ”evnen til at skabe effektive samarbejdsrelationer omkring komplekse og dynamiske tværfaglige og tværorganisatoriske opgaver, når og hvor behovet opstår”
I jeres organisation, har I helt sikkert nogle områder, hvor der er en høj relationel kapacitet, mens det kan være ganske fraværende andre steder. De steder, hvor der er en høj relationel kapacitet, er det lettere for alle medarbejdere, uanset deres udgangspunkt, at tilgå og bistå opgaver i andre afdelinger, hvor deres ekspertise kan være relevant for at nå frem til det bedst mulige resultat. Det modsatte er tilfældet de steder, hvor der ikke er en høj relationel kapacitet.
Formålet med at arbejde med opbygning af relationel kapacitet i organisationer er, at tværfaglige relationer mellem aktører skal fordre mere forståelse for hinandens arbejde, påvirkningen heraf, samt hvordan tværgående samarbejde kan bidrage til at opnå en effektiv opgaveløsning eller forløb indenfor ens eget arbejdsområde. Dette brede samarbejde kan netop nedbryde siloadfærd og siloorientering, hvor man ofte bliver fanget i bestemte mønstre eller vaner, som ofte øger kompleksitet og mindsker produktivitet. Dette kan lede til samarbejdsvanskeligheder, da man arbejder ud fra sit eget udgangspunkt med fokus på sine egne målsætninger og måske kan overse, hvordan ens arbejde påvirker andre i et større organisatorisk perspektiv.
Vores forskning peger på, at hvis vi ønsker at skabe bedre kvalitet og højere effektivitet i offentlig organisationer, så skal der i højere grad arbejdes på at løfte kvaliteten af samarbejdet på tværs af fag og funktioner, fremfor optimering af de enkelte enheders lokale opgaveløsning.
Ofte ser vi at samarbejdet i organisationer personafhængigt. Det kan være en forklaring på, hvorfor der er så stor variation i samarbejdskvaliteten fra en kompleks sag til en anden – og derfor er det nogle gange tilfældet, hvilken kvalitet den enkelte borger oplever at få. Det er vigtigt, at I som organisation ikke er afhængige af, at jeres fagprofessionelle har gode private eller venskabelige relationer, og derfor bliver sårbare hvis der er enkeltpersoner der skifter job, bliver langtidssygemeldte eller andet. Ved systematisk at sætte fokus på og skabe et sprog for de forventninger man har til hinanden i professionelle relationer, kan vi mindske betydningen af de private og venskabelige relationer for opgaveløsningen, og heller fokusere på at udvikle produktive relationer. Det vil komme jeres borgere til gavn.
Relationel kapacitet fører til en bedre opgaveløsning
Når vi ser på komplekse opgaver i offentlige organisationer, er de ofte kendetegnet ved følgende:
- Opgaven kan ikke afgrænses i tid, sted og indsats.
- Opgaverne er så komplekse, at der er svært at etablere et klart og entydigt mål for arbejdet.
- Forskellige fagpersoner skal etablere samarbejdet, når behovet opstår, uden at de nødvendigvis har en klar plan for arbejdet.
- De enkelte faggruppers egne og fælles opgaver er meget tæt forbundne.
- De enkelte faggrupper og funktioner har et varierende antal af vigtige samarbejdspartnere, afhængig af de konkrete opgaver.
Hvis du genkender dette, så ved du hvad vi snakker om. Denne type opgaver omtales også ofte som ”wicked problems” eller ”vilde” problemer. De omtales som ”vilde” fordi det faktisk er svært at forstå selve problemet – og ofte findes der ikke en forhåndsdefineret løsning. Løsningen bliver, da at det tværfaglige team rundt om opgaven må finde en eller flere nye løsninger – fra sag til sag – og for at teamet har evnen til dette, må teamet have en høj relationel kapacitet.
I Joint Action har vi forsket i dette i flere år – og vi har udgivet bøger og artikler om emnet. Parallelt med dette, har vi arbejdet tæt på praksis i en lang række kommuner – og det har resulteret i en solid ballast og ekspertise i hvad der faktisk virker, hvis vi skal løfte kvaliteten af det faktiske samarbejde. I vores forskning trækker vi også på viden fra en række etablerede forskningsinstitutioner – blandt andet Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse ved Aarhus Universitet samt forskningslitteraturen om ledelse, psykologisk tryghed, relationel koordinering mm. – samt vores netværk indenfor relationel koordinering.
I Joint Action hjælper vi organisationer med at udvikle relationel kapacitet, relationel ledelse og psykologisk tryghed - hvilket bidrager til at øge organisationens sammenhængskraft. Vi leverer software så vi kan analysere jeres organisations relationer – både vertikalt og horisontalt - og derudfra formulere konkret rådgivning og handlingsplaner. Vi arbejder systematisk, struktureret og understøttende i forhold til hvad I skal lykkes med som organisation.
Vores metoder har positive effekter på samarbejdet og produktiviteten i jeres organisation på både kort og lang sigt. Dertil bidrager det til et sundere arbejdsmiljø, hvor medarbejdere såvel som ledere føler sig trygge ved at række ud til hinanden, være usikre, spørge hinanden om hjælp og i fællesskab finde nye løsninger.
Har I et behov for at nedbryde siloorientering og styrke kvaliteten i de tværgående relationer i jeres organisation?
Da er I velkomne til at kontakte os i Joint Action, så designer vi et udviklingsforløb for jer.